Datenschutzhinweise zum KI-Chatbot

1. Geltungsbereich

Diese Hinweise beziehen sich auf die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem FEAZY BürgerBot (Widget/Assistent) sowie der hierfür erforderlichen technischen Bereitstellung.

Wichtig:

Wenn der Chatbot auf einer kommunalen Website (z. B. Stadt-Website) eingebunden ist, ist in der Regel die jeweilige Kommune datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Verarbeitung im Rahmen dieses Online-Angebots. Die Kommune informiert in ihrer eigenen Datenschutzerklärung u. a. über Verantwortliche Stelle, Datenschutzbeauftragte/n und ggf. besondere rechtliche Grundlagen.

Diese Feazy-Seite dient als generische Information zur Funktionsweise und zur Verarbeitung im Rahmen der technischen Bereitstellung des Chatbots.

2. Verantwortlicher und Kontakt

2.1 Verantwortlicher für diese Website (feazy.de)

European Innovation Forum GmbH (nachfolgend „wir", „FEAZY") entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und den darüber angebotenen Funktionen.

2.2 Verantwortlicher bei Nutzung des Chatbots auf einer kommunalen Website

Bei Nutzung des Chatbots auf der Website einer Kommune ist regelmäßig die jeweilige Kommune Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Die Kontaktdaten (inkl. Datenschutzbeauftragte/r) finden Sie in der Datenschutzerklärung bzw. im Impressum der Website, auf der der Chatbot eingebunden ist.

3. Aktivierung nur nach Einwilligung

Der FEAZY BürgerBot wird auf Kundenseiten so eingebunden, dass Daten erst nach Ihrer Einwilligung (Consent) übersendet werden.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Datenschutz-Einstellungen des Chatbots widerrufen.

4. Welche Daten werden bei Nutzung des Chatbots verarbeitet?

Der Chatbot verarbeitet Daten, die erforderlich sind, um Ihre Anfrage zu beantworten und den technischen Betrieb sicherzustellen.

4.1 Inhaltsdaten (Chat)

• Ihre Eingaben im Chatfenster (Nachrichten/Fragen)
• ggf. Folgenachrichten, wenn Sie die Konversation fortsetzen

Hinweis:

Die Nutzung funktioniert grundsätzlich auch ohne die Eingabe personenbezogener Daten. Bitte geben Sie nach Möglichkeit keine personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Aktenzeichen, Bankdaten) und insbesondere keine sensiblen Informationen (z. B. Gesundheitsdaten) ein.

4.2 Technische Nutzungsdaten (Betriebs-/Protokolldaten)

Bei jeder Nutzung werden typischerweise verarbeitet:

• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• die übermittelte Nachricht (Inhalt der Anfrage)
• eine technische Statusinformation, ob der Abruf erfolgreich war (z. B. Fehlermeldung/Erfolg)

Je nach konkreter Einbindung und technischer Infrastruktur der jeweiligen Website können zusätzlich technische Verbindungsinformationen anfallen (z. B. im Rahmen der allgemeinen Website-Bereitstellung). Details hierzu sind in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Website beschrieben.

4.3 Feedbackdaten (optional)

Wenn eine Feedback-Funktion angeboten wird und Sie diese nutzen, werden verarbeitet:

• Ihre Feedback-Angaben (z. B. Bewertung/Kommentar)
• die zugehörige Systeminformation zur Zuordnung (z. B. welche Antwort bewertet wurde)

5. Datenminimierung und Umgang mit personenbezogenen Angaben im Chat

Der Chatbot ist so konzipiert, dass er ohne personenbezogene Angaben genutzt werden kann. Sollten Sie dennoch personenbezogene Daten in Ihre Eingabe aufnehmen:

• Automatisch erkannte personenbezogene Daten aus Chateingaben werden unverzüglich aus den Systemen entfernt (z. B. durch automatisierte Filter-/Redaktionsmechanismen).
• Eine vollständige Vermeidung kann technisch nie mit absoluter Sicherheit garantiert werden, weil die Erkennung von Inhalten fehleranfällig sein kann. Bitte unterstützen Sie daher den Datenschutz aktiv, indem Sie keine personenbezogenen Daten eingeben.

6. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung der Chatbot-Funktion (Entgegennahme Ihrer Anfrage, Generierung/Übermittlung einer Antwort)
• Technischer Betrieb und IT-Sicherheit (z. B. Fehleranalyse, Stabilität, Missbrauchserkennung)
• Qualitätssicherung und Weiterentwicklung (nur, soweit unten beschrieben – insbesondere auf Basis anonymisierter Daten oder über freiwilliges Feedback)

7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Da der Chatbot erst nach Einwilligung aktiv wird, ist die maßgebliche Rechtsgrundlage für die Aktivierung und die damit verbundene Verarbeitung in der Regel:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• und – soweit bei der Einbindung/Technik einschlägig – zusätzlich § 25 Abs. 1 TTDSG (Einwilligung für das Speichern/Auslesen von Informationen auf dem Endgerät)

Für den Einsatz auf kommunalen Websites können daneben weitere Rechtsgrundlagen einschlägig sein (z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. landesrechtlichen Vorschriften). Welche Rechtsgrundlage die jeweilige Kommune konkret heranzieht, ergibt sich aus der Datenschutzerklärung der jeweiligen Website.

8. Speicherdauer und Löschung

Wir unterscheiden zwischen (a) Daten, die personenbezogen sein können, und (b) Daten, die anonymisiert sind.

8.1 Kurzzeitspeicherung von Konversationsdaten

Konversationsdaten werden in identifizierbarer Form grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den Betrieb und die technische Absicherung erforderlich ist. Regelmäßig beträgt diese Speicherdauer bis zu 24 Stunden, anschließend werden die Daten gelöscht oder weiterverarbeitet wie unter 8.2 beschrieben.

8.2 Anonymisierte Konversationsdaten (ohne Personenbezug)

Soweit Konversationsinhalte so verarbeitet werden, dass sie keinen Personenbezug mehr aufweisen (Anonymisierung, z. B. durch Entfernung/Redaktion personenbezogener Inhalte und Reduktion technischer Bezüge), können diese Inhalte zur Qualitätssicherung, Statistik und Weiterentwicklung des Chatbots weiter genutzt und zeitlich unbefristet gespeichert werden.

Hinweis: Anonymisierte Daten sind keine personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO. Betroffenenrechte nach Art. 15 ff. DSGVO beziehen sich daher nur auf personenbezogene Daten.

8.3 Feedback

Wenn Sie Feedback geben, wird dieses zur Qualitätsverbesserung und Fehlerbehebung ausgewertet. Etwaige personenbezogene Daten, die Sie im Feedback angeben, werden nach Abschluss der Qualitätsmaßnahme gelöscht.

9. Empfänger und Rollen (Kommune / Feazy / Dienstleister)

9.1 Einsatz auf kommunalen Websites

• Verantwortliche Stelle: die jeweilige Kommune (siehe Datenschutzerklärung der Website)
• Feazy: technische Bereitstellung des Chatbots im Auftrag der Kommune, regelmäßig als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO
• Zugriff auf Daten erhalten nur Personen, die diese für Betrieb, Support, Fehleranalyse und Qualitätssicherung benötigen (Need-to-know-Prinzip).

9.2 Unterauftragsverarbeiter

Für Hosting, Betrieb und Support können (je nach Vertrags- und Systemkonfiguration) Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden (z. B. Rechenzentrums-/Hostingdienstleister). Diese werden vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet und dürfen Daten ausschließlich weisungsgebunden verarbeiten.

Die jeweils verantwortliche Kommune erhält Informationen zu Unterauftragsverarbeitern im Rahmen der Vertragsdokumentation und schließt einen Auftragsvereinbarungsvertrag mit Feazy ab.

10. Übermittlung in Drittländer

Der FEAZY BürgerBot übermittelt keine Daten in Drittländer außerhalb der EU.

11. Sicherheit

• Die Übertragung der Daten an den Chatbot erfolgt über TLS/SSL-Transportverschlüsselung. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Inhalte findet nicht statt.
• Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen (u. a. Zugriffsbeschränkungen, Netzwerkschutz, Protokollierung von Systemereignissen, rollenbasierte Berechtigungen).

12. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit anwendbar
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO), soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

An wen richten Sie Ihre Anfrage?

• Bei Nutzung auf einer kommunalen Website: Bitte wenden Sie sich primär an die jeweilige Kommune (Kontaktdaten in deren Datenschutzerklärung).
• Sie können sich zusätzlich auch an uns wenden: trust@feazy.de. Wir unterstützen, soweit dies im Rahmen unserer Rolle möglich ist (z. B. Weiterleitung an die verantwortliche Stelle / technische Unterstützung).

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

• Bei Nutzung auf einer kommunalen Website ist regelmäßig die für die jeweilige Kommune zuständige Aufsichtsbehörde relevant (siehe Datenschutzerklärung der Kommune).
• Für Verarbeitungen, für die Feazy Verantwortlicher ist (z. B. diese Website), ist in der Regel der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

14. Freiwilligkeit der Bereitstellung

Die Nutzung des Chatbots ist freiwillig. Sie können die Website auch ohne Chatbot verwenden bzw. alternative Kontaktwege der Kommune nutzen.

15. Keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO

Der Chatbot erstellt Antworten automatisiert. Es findet jedoch keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

16. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich Funktionen, Rechtslage oder technische Prozesse ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.