Richtlinie Datenträger-Inventar

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Erklärung beschreibt, wie FEAZY die im Unternehmen eingesetzten Datenträger erfasst und verwaltet. Sie gilt für alle Geräte und Ressourcen, auf denen personenbezogene oder geschäftskritische Daten verarbeitet oder gespeichert werden, unabhängig von Standort und Nutzer.

Ziel ist es, jederzeit nachvollziehbar zu machen, auf welchen Datenträgern Daten liegen, und einen verantwortungsvollen sowie sicheren Umgang mit diesen Daten zu gewährleisten.

2. Grundsatz

Alle eingesetzten Datenträger werden in einem zentralen Inventar dokumentiert und fortlaufend gepflegt. Das Inventar wird so geführt, dass es den tatsächlichen Bestand vollständig und aktuell abbildet.

3. Eingesetzte Datenträger

Für die Verarbeitung und Speicherung von Daten setzen wir ausschließlich die folgenden Datenträger ein:

• Laptops
• Mobiltelefone
• Cloud-Ressourcen

Auf Wechseldatenträgern, etwa externen Festplatten oder USB-Speichern, werden keine Daten gespeichert.

4. Führung des Inventars

Für jeden erfassten Datenträger werden die für seine Zuordnung und Kontrolle erforderlichen Angaben dokumentiert, insbesondere:

• Art des Datenträgers (Laptop, Mobiltelefon, Cloud-Ressource)
• Eindeutige Kennung oder Bezeichnung
• Zugeordnete Person oder Verantwortlichkeit
• Verwendungszweck
• Status (in Betrieb, außer Betrieb)

Neue Geräte und Cloud-Ressourcen werden vor ihrer Inbetriebnahme in das Inventar aufgenommen. Änderungen, etwa eine neue Zuordnung, ein Austausch oder eine Standortänderung, werden zeitnah nachgeführt.

5. Ausmusterung und sichere Löschung

Wird ein Datenträger außer Betrieb genommen, werden die darauf befindlichen Daten sicher gelöscht oder der Datenträger wird nachweislich vernichtet. Anschließend wird der Datenträger im Inventar als abgegangen gekennzeichnet.

6. Verantwortlichkeiten

Die Geschäftsführung beziehungsweise die benannte IT-Verantwortung stellt sicher, dass das Inventar geführt, aktuell gehalten und regelmäßig überprüft wird. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihnen zugeordnete Datenträger ordnungsgemäß zu nutzen und Änderungen zu melden.

7. Überprüfung und Aktualisierung

Das Inventar wird mindestens jährlich sowie anlassbezogen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Diese Erklärung wird bei wesentlichen Änderungen der eingesetzten Datenträger oder der Verfahren angepasst.

Änderungshistorie